Zasady wystawiania faktur dla spółek w Estonii
Faktura jest jednym z najbardziej powszechnych dokumentów poświadczających dokonanie transakcji. Aby można było uznać ją za dowód księgowy, musi zawierać szereg elementów określonych w ustawie o podatku VAT. Fakturę można sporządzić w formie elektronicznej bądź papierowej – koniecznie w dwóch egzemplarzach, zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.
Kto może wystawić fakturę?
Każdy przedsiębiorca, prowadzący zarejestrowaną działalność gospodarczą, zobowiązany jest do ewidencjonowania sprzedaży za pomocą faktur. Dzieje się tak zarówno w przypadku gdy pomiot zgłoszony jest jako czynny płatnik VAT, jak i wtedy, kiedy jest objęty zwolnieniem z VAT.
Numer faktury
Każda faktura powinna zawierać numer porządkowy. Zachowanie odpowiedniego porządku liczbowego ma na celu nadanie jej jednorazowego oraz unikalnego charakteru, zapobiegając tym samym ewentualnym powtórzeniom.
Data wystawienia dokumentu
Zgodnie z estońską ustawą o podatku VAT, fakturę należy wystawić nie później niż do siedmiu dni kalendarzowych od wykonania usługi bądź dostarczenia towaru.
Dane stron transakcji
Aby dokument sprzedaży był ważny, konieczne jest, by sprzedawca zawarł w nim wszystkie podstawowe dane podmiotu, tj. nazwę, adres, numer rejestrowy. Dodatkowo, kiedy podmiot zarejestrowany jest do VAT-u, również numer VAT. Warto zapamiętać, że nazwa podmiotu wystawiającego fakturę musi być tożsama z pełną nazwą spółki w Estonii widniejącą w estońskim rejestrze. Podanie danych właściciela jako sprzedawcy jest uznawane za błąd.
Jeżeli nabywca towarów lub usług jest aktywnym podatnikiem VAT niezbędne jest również umieszczenie jego numeru identyfikacji.
Podatek VAT
Jeśli sprzedawca jest płatnikiem podatku VAT, należy zawrzeć na fakturze adekwatną informację o zastosowanej stawce. Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli sprzedawca zamierza świadczyć usługi w innych krajach Unii Europejskiej, musi posiadać aktywny numer VAT – UE.
Możliwość wystawienia faktury przez kupującego
Estońska ustawa o podatku VAT dopuszcza możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży przez kupującego. Ma to zastosowanie szczególnie wtedy, gdy kupujący posiada szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu transakcji. Ustawa podkreśla, że aby skorzystać z takiego rozwiązania, konieczne jest zawarcie wcześniejszej umowy, w której to sprzedawca wyraża zgodę na wystawienie faktury przez nabywcę. Warto jednak zapamiętać, że dokument wystawiony w takiej formie musi zawierać adnotację, że jest to faktura „self-billing”.
Termin płatności
Podczas wystawiania faktury kolejną istotną kwestią jest umieszczenie informacji dotyczącej terminu płatności. W Estonii zazwyczaj wynosi on od 7 do 21 dni. W przypadku dużych firm okres ten może wydłużyć się do 2 miesięcy.
Nota korygująca
Prawo estońskie dopuszcza możliwość wystawienia tzw. credit note – czyli noty korygującej, za pomocą której możemy zmienić ewentualne błędy występujące w oryginalnej fakturze lub całkowicie ją wyzerować.
Forma faktury
Dokument sprzedaży wystawiony przez usługodawcę nie powinien mieć formatu docx, xls czy jpg. Faktura wystawiona ręcznie musi zostać przekonwertowana na format PDF.
Faktury elektroniczne
Wystawianie faktury z wykorzystaniem systemu elektronicznego pozwala na generowanie dokumentów we właściwym formacie, a tym samym zaoszczędza usługodawcy mnóstwo czasu. Dzięki temu klient otrzymuje je błyskawicznie na swój adres mailowy.