Poradnik dla przedsiębiorców prowadzących spółkę w Estonii

Posiadając spółkę w Estonii zobowiązany jesteś do dysponowania rachunkiem firmowym spółki. Za jego pośrednictwem dokonuje się rozliczeń z tytułu zobowiązań podatkowych, a także rozrachunków z kontrahentami. Konto bankowe pełni istotną rolę w prowadzeniu działalności, jednak należy pamiętać o kilku ważnych kwestiach, które powinny mieć zastosowanie przy wykonywaniu przelewów firmowych.

Przelewy z rachunku bankowego spółki

1. Tytuł przelewu: powinien zawierać numer opłacanej faktury lub faktury proformy.
   Jeśli w tytule zostanie zastosowana treść faktury, nie jest to jednoznaczne z właściwym przyporządkowaniem i rozliczeniem płatności z dokumentem.
2. Rachunek odbiorcy: przy dokonywaniu płatności przelewem należy zwrócić szczególną uwagę na wpisanie przedrostka do numeru IBAN beneficjenta.
3. Wykonując przelew należy robić to wyłącznie na rachunek podany na otrzymanej fakturze/dokumencie.
4. Zobowiązania spółki należy regulować wyłącznie z rachunku bankowego spółki lub kasy, nie używając rachunku prywatnego.
5. Jeśli wyciąg z banku, w którym spółka posiada rachunek nie generuje wszystkich powyższych informacji, należy pobrać go w pliku excel lub właściwie opisać.
6. Tytuł przelewu powinien być wprowadzony w języku angielskim.
7. Jeśli dokonujesz wypłaty dywidendy również konieczne jest jej właściwe opisanie.

Opis transakcji ma duże znaczenie w ewidencji rozrachunków spółki, dlatego należy dokonywać go z należytą starannością.

Prawidłowe sporządzanie faktur sprzedaży

Dokonując sprzedaży towarów lub usług przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia odpowiedniego dokumentu, potwierdzającego daną transakcję, za pomocą faktury. Szczególną uwagę należy zwrócić, iż wystawiona przez spółkę faktura proforma nie jest dowodem księgowym, podlegającym ewidencji. W księgach rachunkowych ujmuje się wyłącznie faktury końcowe. Aby prawidłowo sporządzić dokument sprzedaży należy zastosować wszystkie poniżej wymienione kryteria:

1. Na fakturze sprzedaży należy umieścić pełne dane kontrahenta: nazwa, adres, numer identyfikacji podatkowej (NIP) – potwierdzony w systemie VIES, wraz z odpowiednim dla danego kraju przedrostkiem.

• Jeśli sprzedaż dokonana jest na rzecz osoby prawnej, należy zweryfikować numer podatnika w systemie VIES, aby zastosować właściwą stawkę podatku.
• Jeśli spółka będąca kontrahentem zarejestrowana jest w obrębie Unii Europejskiej oraz posiada aktywny numer VAT-UE, wówczas możliwe jest zastosowanie stawki VAT ? odwrotne obciążenie. W przeciwnym wypadku wymagalne jest naliczenie właściwego estońskiego podatku VAT (20%).
• Stawkę VAT ? odwrotne obciążenie, nanosi się na fakturze w polu VAT zapisem: NP lub N/A, dopisując w uwagach reverse chargé oraz podstawę prawną.
• Jeśli sprzedaż odbywa się do osoby fizycznej również obowiązkowe jest naliczenie podatku VAT ? 20%.

2. Każda wystawiona faktura powinna zawierać kolejny, unikalny numer porządkowy.
3. W przypadku wystawienia faktury finalnej do powstałej wcześniej faktury proformy, obowiązkowe jest umieszczenie numeru proformy na fakturze końcowej.
4. Faktury sprzedaży towarów lub usług powinny być sporządzone w języku angielskim.

Jeśli prowadzisz spółkę w Estonii i potrzebujesz pomocy księgowej skontaktuj się z nami – nasi specjaliści z Thompson&Stein Accounting chętnie odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania.