Najczęstsze błędy w księgowości – sprawdź na jakie błędy powinieneś zwrócić uwagę
Wielu przedsiębiorców rozpoczynających działalność decyduje się na prowadzenie księgowości we własnym zakresie, aby ograniczyć koszty biznesowe. O ile w przypadku jednoosobowej działalności i prowadzeniu uproszczonej działalności sprawa nie wydaje się skomplikowana, o tyle w przypadku spółek prawa handlowego nie jest to proste. Sprawdź, na jakie problemy powinieneś zwrócić szczególną uwagę.
Do kogo należy odpowiedzialność za właściwe prowadzenie ksiąg rachunkowych?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg zgodnie z przepisami spoczywa na kierowniku jednostki, czyli Zarządzie Spółki. Jednym z największych błędów popełnianych przez kierownictwo Spółki jest zrzucanie odpowiedzialności za prowadzenie księgowości nieodpowiednim osobom lub podmiotom bez właściwego doświadczenia. Szukając biura rachunkowego nie kieruj się wyłącznie ceną oferty – zwróć uwagę na to, czy pracujące w nim osoby mają odpowiednie kwalifikacje, potwierdzone certyfikatem np. Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, a rozpoczynając współpracę zadbaj o podpisanie dobrej umowy o prowadzenie usług księgowych. W kontaktach z biurem stosuj zasadę ograniczonego zaufania – ufaj, ale kontroluj. Pamiętaj, że w razie kontroli to Ty jako kierownik jednostki ponosisz odpowiedzialność za rzetelność prowadzonych ksiąg.
Brak weryfikacji kontrahenta na białej liście
Od stycznia 2020 roku wprowadzono obowiązek weryfikacji kontrahentów na tzw. Białej liście podatników VAT. Jest to tak naprawdę baza podstawowych informacji o podatniku, w tym zgłoszonych przez przedsiębiorców rachunków bankowych. O ile sama lista działa już od września 2019 roku, o tyle sankcje za przelew na rachunek spoza listy zostały wprowadzone dopiero od 1 stycznia 2020 roku. Twoim obowiązkiem jako przedsiębiorcy jest weryfikacja rachunku bankowego kontrahenta, jeśli wartość przeprowadzanej z nim transakcji przekracza 15 tys. zł. Jeśli dokonasz zapłaty na rachunek inny niż ten znajdujący się na Białej liście, nie możesz tej transakcji potraktować jako kosztu uzyskania przychodu. Dodatkowo, jeśli sprzedawca nie zapłaci od tej transakcji podatku VAT, będziesz ponosił solidarną odpowiedzialność do wysokości zobowiązania podatkowego. Pamiętaj także o obowiązku aktualizacji własnych danych w przypadku zmiany lub założenia nowego rachunku bankowego dla Twojej firmy.
Błędna stawka VAT na fakturze
Wystawiając fakturę sprzedaży przedsiębiorcy bardzo często nie wiedzą, jaką powinni zastosować stawkę VAT. Problematyczne może być już samo przyporządkowanie odpowiedniej stawki VAT dla sprzedawanych towarów bądź świadczonych usług, niezależnie od tego, na rzecz jakiego podmiotu wystawiona jest faktura. Jeśli wiesz, jaka jest podstawowa stawka VAT twoich produktów bądź usług, nie zapominaj o tym, że może ona być inna w przypadku chociażby transakcji wewnątrzwspólnotowych. Jeśli transakcja spełnia wymogi do uznania jej za wewnątrzwspólnotową, to w polu stawka VAT na fakturze powinno znaleźć się oznaczenie NP a nie 0%, a dodatkowo dopisek ‘reverse charge- odwrotne obciążenie’. Pamiętaj, że dokonując sprzedaży na zasadach odwrotnego obciążenia, Twój odbiorca musi być czynnym podatnikiem VAT-UE. Sprawdzisz to, wpisując jego NIP w europejskiej wyszukiwarce VIES. Warto również zaznaczyć, że oznaczenie NP, czyli nie podlega VAT, to nie to samo co ZW, czyli zwolniony z VAT. Różnica pozornie wydaje się niewielka, jednak w kontekście wysyłanych deklaracji oraz potencjalnej kontroli skarbowej jest ogromna!
Odliczenie wydatków niebędących kosztami uzyskania przychodów od podatku CIT
Prowadząc księgi rachunkowe bardzo istotne jest wykazywanie współmierności przychodów i zabezpieczających je kosztów ich uzyskania. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych definiuje koszty uzyskania przychodów jako koszty poniesione w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 Ustawy. Nie ma tutaj więc listy konkretnych produktów czy usług, które możemy sobie odliczyć od podatku, jest natomiast katalog kosztów, których absolutnie nie możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli w naszej opinii są niezbędne do prowadzenia biznesu. Z pozoru wszystko wydaje się zrozumiałe, jednak trudności często przysparza określenie, czy np. dany wydatek jest kosztem reprezentacji – co do zasady wyłączonym z kosztów uzyskania przychodów. Jeśli więc masz wątpliwości – zapytaj swojej księgowej.
Błędne źródło przychodów i kosztów w CIT
Od 1 stycznia 2018 roku wprowadzono obowiązek rozdzielenia źródeł przychodów na kapitałowe i pozostałe. Przychodami z zysków kapitałowych są m.in. dywidendy czy przychody z umorzenia udziałów. Katalog przychodów kapitałowych jest katalogiem zamkniętym, czyli jeśli otrzymujemy przychody inne niż te wymienione w ustawie, należy je zaliczyć do przychodów pozostałych. Obowiązek rozdzielenia dotyczy także przyporządkowania kosztów do odpowiedniego źródła. W przypadku kosztów bezpośrednich raczej nie powinno być problemów z ich przyporządkowaniem, natomiast koszty pośrednie dotyczące obu źródeł mogą już rodzić problemy. W takich sytuacjach należy przygotować tzw. klucz przychodowy i na jego podstawie rozdzielać koszty proporcjonalnie. Pomocne może być w tym ustalenie odpowiedniej polityki rachunkowości, zawierającej m.in. podział kont na konta analityczne według poszczególnych źródeł.
Samodzielne prowadzenie księgowości na pewno jest ograniczeniem kosztów, zwłaszcza na początku działalności. Jednak wraz ze wzrostem ilości dokumentów oraz pojawieniem się skomplikowanych transakcji, warto zastanowić się nad znalezieniem solidnego biura księgowego lub zatrudnieniem doświadczonej księgowej. Przekazanie opieki nad księgami rachunkowymi specjalistom pozwoli Ci uniknąć poważnych konsekwencji finansowych.