Jak rozliczyć transakcje w ramach UE?

Główną zasadą podatku VAT powinna być jego neutralność ekonomiczna dla przedsiębiorców. Finalnie obciąża on końcowego konsumenta usługi czy towaru. Rozliczenie transakcji wewnątrzunijnych oparte jest na mechanizmie odwrotnego obciążenia. W jaki sposób go stosować oraz jaką dokumentację prowadzić?

Wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług

Podatnik mający zamiar świadczyć usługi do innych krajów Unii Europejskiej, powinien dokonać rejestracji do celów VAT-UE. Jeśli więc przedsiębiorca zarejestrował firmę do VAT-u w Polsce, ale nie zaznaczył, że chce być podatnikiem VAT UE, powinien dokonać aktualizacji na formularzu VAT-R.

Zgodnie z Dyrektywą UE w sprawie VAT, co do zasady miejscem świadczenia usług, dla kontrahenta będącego podatnikiem VAT, jest kraj jego siedziby. Należy natomiast pamiętać o weryfikacji czy usługa, którą świadczymy, nie zawiera się w katalogu wyjątków (np. usługi związane z nieruchomością, turystyczne czy restauracyjne).

Wystawianie faktur VAT z odwrotnym obciążeniem

W momencie wystawania faktury VAT należy zweryfikować w systemie VIES czy numer VAT-UE wskazany nam przez kontrahenta jest aktywny. Stawka VAT nie powinna znaleźć się na fakturze lub powinna zostać zawarta adnotacja „np.” – nie podlega opodatkowaniu. Obowiązkowo na fakturze powinna zostać zamieszczona uwaga „odwrotne obciążenie”.

Obowiązek podatkowy od takiej faktury jest przeniesiony na odbiorcę usług, który powinien uwzględnić ją w swojej deklaracji VAT i wykazać podatek naliczony według stawki swojego kraju rezydencji. Możliwe jest odliczenie podatku naliczonego w deklaracji za ten sam okres, co powoduje, że transakcja zakupu usług była dla podatnika pod kątem podatku VAT neutralna ekonomicznie.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów

Rozliczenie podatku VAT przy dostawie towarów do innego kraju UE odbywa się na podobnych zasadach jak świadczenie usług, natomiast na sprzedawcy ciąży większy obowiązek dokumentacyjny. Uszczelnianie systemu jest związane z szeregiem nadużyć, których dopuścili się podatnicy, deklarując wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT), w momencie, gdy towar nie opuścił granic kraju. Dlatego, aby móc prawidłowo zaliczyć dostawę za WDT, towar musi zostać dostarczony do kraju członkowskiego, innego niż kraj wysyłki.

Od 1 stycznia 2020 roku zaostrzono w Polsce zasady dotyczące niezbędnej dokumentacji. W razie jej braku to sprzedawca zobowiązany jest do zapłaty podatku VAT należnego zgodnie z zasadami krajowymi. Obie strony transakcji powinny ją wykazać w deklaracji VAT-UE.

Jakich są wymagane dokumenty przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów?

Na potwierdzenie zajścia wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru potrzebne są dokumenty z dwóch niezależnych i niepowiązanych ze sobą źródeł. W rozporządzeniu wykonawczym Rady (UE) 2018/1912 z dnia 4 grudnia 2018 r dokumenty podzielono na dwie grupy:

• Grupa I – dokumenty odnoszące się do wysyłki lub transportu towarów, takie jak podpisany list przewozowy CMR, konosament, faktura za towarowy przewóz lotniczy lub faktura od przewoźnika towarów;
• Grupa II – polisa ubezpieczeniowa w odniesieniu do wysyłki, lub transportu towarów lub dokumenty bankowe potwierdzające zapłatę za wysyłkę, lub transport towarów; dokumenty urzędowe wydane przez organ władzy publicznej, na przykład notariusza, potwierdzające przybycie towarów do państwa członkowskiego przeznaczenia; poświadczenie odbioru wystawione przez prowadzącego magazyn w państwie członkowskim przeznaczenia, potwierdzające składowanie towarów w tym państwie członkowskim.

Jeśli sprzedawca jest odpowiedzialny za wywóz towaru lub wykonują to w jego imieniu osoby trzecie, wtedy potrzebne są dwa dokumenty z grupy pierwszej lub jednego dokumentu z grupy pierwszej oraz jednego dokumentu z grupy drugiej. Jeśli nabywca wywozi towar, oprócz dokumentów wymienionych powyżej, sprzedawca będzie dodatkowo potrzebował pisemnego oświadczenia nabywcy o wywozie lub wysyłce towaru.

Jaki jest termin na dostarczenie dokumentów potwierdzających wewnątrzwspólnotowy wywóz towarów?

Jeśli podatnik składa deklarację co miesiąc, to na zebranie niezbędnej dokumentacji ma czas do trzeciego okresu rozliczeniowego od dnia wystawienia faktury. Wliczając w to okres, w którym powstało zobowiązanie. Jeśli jednak rozlicza VAT kwartalnie, dokumentację musi dostarczyć do kolejnego okresu rozliczeniowego. Jeśli nie uda się w terminie zebrać wystarczających dowodów na zastosowanie WDT, trzeba opodatkować dostawę zgodnie z krajowymi przepisami (należny podatek obliczając metodą „w stu”).

Zasady obowiązujące przy wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług lub dostawie towarów pozwalają na to, aby transakcje te były neutralne pod kątem VAT, zarówno dla sprzedawcy, jak i kupującego. Jest to stosunkowo korzystne rozwiązanie, które nie powoduje konieczności ubiegania się o zwrot VAT-u odliczonego przy transakcjach krajowych. Dlatego jest tak chętnie wybierane przez przedsiębiorców. Należy natomiast pamiętać o prawidłowym przeprowadzeniu każdej tego typu transakcji.

Masz więcej pytań, co do rozliczania transakcji w ramach UE? Skontaktuj się z nami. Nasi księgowi kompleksowo poprowadzą księgowość twojej spółki w Estonii.