Firma w Estonii – koszty ukrywane w cennikach doradców

O ile nie brakuje cennych informacji o tym, dlaczego warto inwestować w Estonii, o tyle w przypadku kosztów założenia spółki w Estonii pojawiają się spore różnice. Wielu doradców czy też kancelarii oferujących pomoc w założeniu spółki ukrywa w swoich cennikach niektóre z obowiązkowych opłat. Obranie kryterium najtańszego doradcy może w efekcie stać się dla klienta najmniej opłacalnym rozwiązaniem. Co zatem powinno się znaleźć w wycenie na założenie i obsługę spółki w Estonii?

Contact Person

Zgodnie z prawem estońskim, od początku 2018 roku każda spółka w Estonii posiadająca obcokrajowców w zarządzie, powinna posiadać na terenie Estonii licencjonowaną Contact Person – podmiot, którego zawiadomienie traktowane jest jak dostarczenie korespondencji do spółki/firmy. Nazwa często mylnie sugeruje, że może to być tylko osoba/mieszkaniec Estonii. Usługę Contact Person świadczą natomiast kancelarie prawne, notariusze i firmy audytorskie. Powinny posiadać specjalną licencję wydaną przez FIU, a do tego siedzibę w Estonii. Ich obowiązkiem jest przyjmowanie w imieniu firmy dokumentów procesowych i oświadczeń. Warto przy okazji podkreślić, że Contact Person nie może reprezentować w żaden inny sposób firmy ani ponosić odpowiedzialności za jej działania. Innymi słowy, jest to podmiot, który po prostu odbiera na terenie Estonii ważne pisma urzędowe.

Dokumenty rejestrowe

To jedna z kluczowych, a niestety bardzo często pomijanych pozycji w cenniku. Mowa tu np. o aktualnym wyciągu z rejestru przedsiębiorców, który jest niezbędny do podpisania pierwszych kontraktów z innymi firmami czy też do okazania w banku przy otwieraniu konta. Często wymagane jest dostarczenie dokumentów w formie poświadczonej notarialnie oraz z tłumaczeniem przysięgłym z języka estońskiego np. na angielski. W zależności od kraju niezbędne jest również nadanie klauzuli apostille, aby dokumenty były w nim uznawane. Przy okazji wyczulamy na to, że niektórzy service providerzy bardzo drogo wyceniają sobie dostarczenie przedmiotowych dokumentów.

Tłumaczenia

Jeśli otwierasz firmę, udzielając pełnomocnictwa kancelarii, to do kosztów musisz wliczyć także jego tłumaczenie na język estoński. Pełnomocnictwo jest zawierane w formie aktu notarialnego, więc musi być w języku polskim. W przypadku korzystania z zagranicznych service providerów może być konieczne tłumaczenie w dwie strony.

Opłaty urzędowe

Jeśli zakładasz spółkę w Estonii przez program e-rezydencji, musisz pamiętać o opłacie za rozpatrzenie wniosku o e-rezydencje oraz opłacie wnoszonej do Commercial Register za zarejestrowanie w krajowym rejestrze przedsiębiorców. W przypadku pełnomocnictwa należy uwzględnić: taksę notarialną u notariusza, u którego podpiszesz pełnomocnictw w Polsce oraz taksę notarialną u estońskiego notariusza oraz opłatę za wpis do Commercial Register.

Raport roczny

Wszystkie estońskie spółki muszą składać roczne sprawozdania. Zazwyczaj termin ich złożenia upływa 30 czerwca. Co ważne, sprawozdanie to musi być przygotowane zgodnie z estońskimi zasadami rachunkowości i złożone przez Internet. Koszty mogą wzrosnąć w przypadku spółek o wysokich przychodach. Wtedy to dochodzą koszty wykonania audytu przez niezależny podmiot.

Rejestracja podatkowa

Każda estońska spółka zobowiązania jest do składania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. Najpierw jednak należy utworzyć jej stosowne konto w systemie podatkowym i zawrzeć kontrakt z urzędem na usługi elektroniczne. W przypadku posiadania e-rezydencji można to zrobić elektronicznie. W przeciwnym razie, należy udać się do Urzędu Skarbowego w Tallinnie lub skorzystać z pomocy pełnomocnika. Również w przypadku korzystania z usług biura księgowego jest konieczne przejście powyższych etapów i następnie udzielenie księgowemu dostępu.

Rejestracja do VAT

Do rejestracji do podatku VAT obligatoryjnie podlegają podmioty, których roczny przychód przekroczył 40.000 EUR. Rejestracja do VAT-UE konieczna jest również w przypadku chęci skorzystania przez spółkę z mechanizmu VAT-u odwróconego w ramach UE.

Chcesz poznać ceny powyższych usług? Napisz do nas na contact@thompsonstein.com, a otrzymasz przejrzysty cennik, bez ukrytych kosztów!