Contact Person – nowe obowiązki dla Spółek w Estonii
Instytucja Contact Person pojawiła się pierwszy raz w estońskich przepisach kilka lat temu. To prosta w swoim założeniu instytucja służąca do skutecznego kontaktu ze Spółkami. W Estonii coraz więcej firm jest rejestrowanych przez obcokrajowców, z uwagi na przyjazne otoczenie biznesu, przejrzysty system podatkowy oraz możliwość zdalnego prowadzenia biznesu. To właśnie możliwość prowadzenia firmy z dowolnego miejsca na świecie sprawia, że utrudnionym może być doręczenie dokumentów do rąk zarządu, a więc skutecznie do spółki.
Estoński ustawodawca wprowadził instytucję licencjonowanej Contact Person, aby traktować wszelką korespondencję doręczoną do Contact Person, jako dostarczoną do Spółki. Thompson&Stein posiada estońską licencję na świadczenie usług kontaktowych i od samego początku istnienia takiego obowiązku oferuje je swoim klientom.
Obecnie obowiązujące przepisy
Obecnie funkcjonujące regulacje dotyczące Contact Person obowiązują w niezmiennej formie od 2018 roku. Osobę kontaktową w Estonii ma obowiązek posiadać spółka która:
– nie posiada w zarządzie rezydentów estońskich;
– posiada swoją siedzibę poza Estonią.
W myśl obowiązujących przepisów Contact Person była powoływana na czas nieokreślony. To rodziło szereg nadużyć, gdyż bardzo często świadczący usługi byli zarejestrowani jako osoba kontaktowa, mimo iż faktycznie nie mieli kontaktu ze spółką. W roku 2023 zostały wprowadzone nowe regulacje, które mają na celu kolejne usprawnienia w tym procesie.
Zmiany od 2023 roku
W myśl nowych przepisów, usługa Contact Person będzie świadczona wyłącznie na czas określony w umowie. Wyklucza to bezumowne korzystanie z usług, gdyż będą one automatycznie usuwane z rejestru. Kancelaria Thompson&Stein świadczy usługi osoby kontaktowej w Estonii, które mogą zostać wykupione na okres od roku do trzech lat. Dzięki temu Spółka ma pewność, iż jej działalność jest dostosowana do nowych wymogów. Stosowne oświadczenie jest składane w momencie rejestracji spółki do Commercial Register.
Dla istniejących podmiotów
Wszystkie Spółki zarejestrowane przed wejściem w życie nowych przepisów muszą obowiązkowo złożyć stosowne oświadczenia w terminie do dnia 30 kwietnia 2023 roku. Do wniosku należy dołączyć przygotowaną przez Thompson&Stein zgodę Contact Person, wraz z określeniem czasu, na który jest ona udzielana.
Istnieją dwie drogi złożenia wniosku do rejestru, uzależnione od faktu posiadania podpisów elektronicznych:
- Zarząd Spółki posiada estoński podpis elektroniczny – koniecznym jest złożenie stosownej uchwały, wraz ze zgodą Contact Person do rejestru – w tym wypadku prawnicy Thompson&Stein przygotują wszelkie dokumenty do rejestru i udostępnią dokumenty do podpisu.
- Zarząd Spółki nie posiada estońskiego podpisu elektronicznego – koniecznym jest złożenie stosownej uchwały, wraz ze zgodą Contact Person do rejestru za pośrednictwem notariusza – w tym wypadku prawnicy Thompson&Stein przygotują wszelkie niezbędne uchwały, pomogą w podpisaniu dokumentów na terenie dowolnego kraju, zapewniamy również usługę tłumaczeń z języka polskiego na estoński oraz obsługę notariusza w Estonii.
Dalsze kroki dla klientów Thompson&Stein
Konsultanci Thompson&Stein skontaktują się z członkami zarządu spółki, celem ustalenia najlepszej drogi do spełnienia wymogów ustawowych, a także dopasują długość trwania umowy na usługi Contact Person. Aby uniknąć konieczności corocznego składania oświadczeń, warto rozważyć powołanie osoby kontaktowej na czas dłuższy niż 12 miesięcy. Kancelaria w swojej ofercie ma usługę świadczoną na okres 12, 24 oraz 36 miesięcy.
Co stanie się z podmiotami które nie spełnią wymogów ustawowych?
Po 1 maja 2023 Commercial Register w Estonii dokona weryfikacji wszystkich podmiotów, które nie złożyły oświadczeń do których były zobowiązane. Po tym okresie, ma możliwość:
– nałożenia kary na spółkę
– nałożenia kary na zarząd spółki
– rozpoczęcia postępowania o przymuszenie spółki oraz jej wspólników.
Brak osoby kontaktowej powoduje brak możliwości otrzymywania korespondencji urzędowej, także tej kierowanej przez urzędy skarbowe w związku z prowadzonymi postępowaniami. Spółka będzie więc organizacyjnie sparaliżowana.