Biznes w obliczu kryzysu – Czy jesteśmy tak dobrze przygotowani jak Estończycy?

Obecna sytuacja epidemiologiczna wymusiła odgórne nałożenie wielu ograniczeń, które mają bezpośredni wpływ na prowadzenie biznesu. Przedsiębiorcy muszą się mierzyć nie tylko ze spadkiem przychodów, ale i z problemami operacyjnymi, chociażby ze względu na zamknięte urzędy. Postanowiliśmy porównać poziom e-usług oferowanych przez Estonię i Polskę. Czy „cyfrowa Polska” naprawdę istnieje?

Współpraca z biurem księgowym

W Estonii od wielu lat propagowane są systemy elektronicznego obiegu dokumentów, co poparte jest również odpowiednimi regulacjami prawnymi. Przedsiębiorca nie ma obowiązku przechowywania oryginałów dokumentów otrzymanych w formie papierowej. Zdecydowana większość firm przesyła swoje dokumenty elektronicznie do biur księgowych i zwrotnie otrzymuje informacje o zobowiązaniach podatkowych. Wskutek popularności nowych technologii również bieżące konsultacje odbywają się drogą elektroniczną. Dzięki czemu księgowi w Estonii mogą wykonywać wszystkie swoje obowiązki zdalnie, również z domu. Ograniczenia związane z bieżącą sytuacją nie wprowadzają więc żadnego utrudnienia w procesie księgowym.

W Polsce większość małych i średnich przedsiębiorstw przygotowuje dokumenty w formie papierowej, a po zakończonym miesiącu zawozi lub wysyła do biura księgowego. Spowodowane jest to zarówno niejasnymi przepisami dot. archiwizacji dokumentów, jak i stosunkowo niskim poziomem automatyzacji procesów księgowych w małych biurach rachunkowych. Polscy księgowi, często także z przyzwyczajenia pracują na dokumentach w wersji papierowej. Głównym wyzwaniem dla małych biur księgowych jest teraz brak odpowiednich rozwiązań w zakresie przekazywania dokumentów elektronicznych, jak i późniejszego ich księgowania w takiej formie. Praca zdalna księgowych jest w tych warunkach bardzo utrudniona i może powodować konieczność przychodzenia do biura, mimo zagrożenia epidemiologicznego.

Współpraca z urzędem skarbowym w Estonii

Estonia posiada jeden zintegrowany system elektroniczny, służący zarówno do wysyłki wszelkich deklaracji podatkowych, składania wniosków, jak i komunikacji z urzędem skarbowym. W przypadku nowych spółek w Estonii system automatycznie nadaje uprawnienia członkom zarządu, którzy elektroniczne mogą przekazać je dalej np. księgowemu. Zdecydowana większość kontroli skarbowych odbywa się elektronicznie. Spółka w Estonii otrzymuje mailowo stosowne wezwanie, przekazuje elektronicznie dokumenty lub wyjaśnienia, a następnie urząd również mailowo wraca z dodatkowymi pytaniami, czy ustaleniami. Konieczność osobistego stawiennictwa w urzędzie jest stosunkowo bardzo rzadka.

W Polsce, mimo wieloletnich prac nad informatyzacją obszaru podatkowego, posiadamy wiele rozproszonych systemów, które funkcjonują dla podatnika niezależnie. Pomimo posiadania profili zaufanych/podpisów kwalifikowanych często pojawia się konieczność przygotowania wniosku w formie papierowej czy bezpośredniego kontaktu z urzędem. Za przykład może posłużyć rejestracja do VAT-u. Obecnie standardem jest weryfikacja osobista przez pracownika urzędu poprzez sprawdzenie, czy firma mieści się pod adresem rejestrowym. Kolejna kwestia to kontrole skarbowe, które zazwyczaj odbywają się w lokalu podatnika. Patrząc na rozwój obecnej sytuacji, należy mieć poważne obawy czy procesy te będą w ogóle realizowane.

Sprawy urzędowe w Estonii

Estonia od wielu lat wydaje dowody osobiste z zainstalowanym certyfikatem kwalifikowanym, co pozwala każdemu obywatelowi mieć dostęp do e-usług oferowanych przez jednostki rządowe czy samorządowe. Również estońscy e-rezydenci mają dostęp do tych samych systemów i sposobów uwierzytelniania tożsamości. Popularność systemu powoduje, że podpisywanie kontraktów drogą elektroniczną (poprzez złożenie podpisów kwalifikowanych przez obie strony) jest na porządku dziennym.

>> Więcej na temat estońskiej e-Rezydencji możecie Państwo przeczytać tutaj <<

Polska dopiero od 2019 roku wydaje dowody osobiste z możliwością włączenia usługi podpisu kwalifikowanego. Bardziej promowany jest program profili zaufanych, który funkcjonuje dość sprawnie i umożliwia dostęp do najpopularniejszych usług urzędowych. Ciężko natomiast konkurować mu z poziomem rozbudowania estońskiego systemu e-Rezydencji. Często, mimo że dana usługa dostępna jest online, opiera się na standardowym formularzu. Trzeba go wypełnić i podpisać w zewnętrznej aplikacji, a następnie wysłać elektronicznie na skrzynkę podawczą urzędu. W wielu sprawach brakuje również informacji o aktualnym statusie jej rozpatrywania.W biznesie kontrakty podpisywane przy wykorzystaniu podpisów elektronicznych stanowią marginalną wartość.

Polskie urzędy nakłaniają do tego, aby kontaktować się z nimi telefonicznie albo mailowo. Linie urzędów są często przeciążone, do tego w obu przypadkach uzyskanie wiążącej odpowiedzi jest w praktyce skomplikowane, głównie ze względu na problemy z potwierdzeniem tożsamości.

Podsumowując, programy mające na celu zwiększenie poziomu e-usług oferowanych przez państwo są bardzo pomocne w przypadku sytuacji kryzysowej, podczas której odradza się bezpośredniego spotkania z innymi. Należy pamiętać, że cyfrowa transformacja usług rządowych Estonii to efekt wieloletniej pracy i zaangażowania, a przede wszystkim otwartości na nowe technologie ze strony m.in. urzędników państwowych. Porównując polskie e-rozwiązania do estońskich, wyraźnie widzimy, że Polska ma jeszcze w tym obszarze wiele do nadrobienia. Mamy nadzieję, że obecna sytuacja pozwoli wyciągnąć cenne wnioski i w perspektywie przyspieszy prace nad e-usługami, które ułatwią życie przedsiębiorcom nie tylko w kryzysowej sytuacji, ale i w codziennym prowadzeniu ich firm.