Marketing ThompsonStein

Instytucja Contact Person pojawiła się pierwszy raz w estońskich przepisach kilka lat temu. To prosta w swoim założeniu instytucja służąca do skutecznego kontaktu ze Spółkami. W Estonii coraz więcej firm jest rejestrowanych przez obcokrajowców, z uwagi na przyjazne otoczenie biznesu, przejrzysty system podatkowy oraz możliwość zdalnego prowadzenia biznesu. To właśnie możliwość prowadzenia firmy z dowolnego miejsca na świecie sprawia, że utrudnionym może być doręczenie dokumentów do rąk zarządu, a więc skutecznie do spółki.

Estoński ustawodawca wprowadził instytucję licencjonowanej Contact Person, aby traktować wszelką korespondencję doręczoną do Contact Person, jako dostarczoną do Spółki. Thompson&Stein posiada estońską licencję na świadczenie usług kontaktowych i od samego początku istnienia takiego obowiązku oferuje je swoim klientom.

Obecnie obowiązujące przepisy

Obecnie funkcjonujące regulacje dotyczące Contact Person obowiązują w niezmiennej formie od 2018 roku. Osobę kontaktową w Estonii ma obowiązek posiadać spółka która:

– nie posiada w zarządzie rezydentów estońskich;

– posiada swoją siedzibę poza Estonią.

W myśl obowiązujących przepisów Contact Person była powoływana na czas nieokreślony. To rodziło szereg nadużyć, gdyż bardzo często świadczący usługi byli zarejestrowani jako osoba kontaktowa, mimo iż faktycznie nie mieli kontaktu ze spółką. W roku 2023 zostały wprowadzone nowe regulacje, które mają na celu kolejne usprawnienia w tym procesie.

Zmiany od 2023 roku

W myśl nowych przepisów, usługa Contact Person będzie świadczona wyłącznie na czas określony w umowie. Wyklucza to bezumowne korzystanie z usług, gdyż będą one automatycznie usuwane z rejestru. Kancelaria Thompson&Stein świadczy usługi osoby kontaktowej w Estonii, które mogą zostać wykupione na okres od roku do trzech lat. Dzięki temu Spółka ma pewność, iż jej działalność jest dostosowana do nowych wymogów. Stosowne oświadczenie jest składane w momencie rejestracji spółki do Commercial Register.

Dla istniejących podmiotów

Wszystkie Spółki zarejestrowane przed wejściem w życie nowych przepisów muszą obowiązkowo złożyć stosowne oświadczenia w terminie do dnia 30 kwietnia 2023 roku. Do wniosku należy dołączyć przygotowaną przez Thompson&Stein zgodę Contact Person, wraz z określeniem czasu, na który jest ona udzielana.

Istnieją dwie drogi złożenia wniosku do rejestru, uzależnione od faktu posiadania podpisów elektronicznych:

1. Zarząd Spółki posiada estoński podpis elektroniczny – koniecznym jest złożenie stosownej uchwały, wraz ze zgodą Contact Person do rejestru – w tym wypadku prawnicy Thompson&Stein przygotują wszelkie dokumenty do rejestru i udostępnią dokumenty do podpisu.
2. Zarząd Spółki nie posiada estońskiego podpisu elektronicznego – koniecznym jest złożenie stosownej uchwały, wraz ze zgodą Contact Person do rejestru za pośrednictwem notariusza – w tym wypadku prawnicy Thompson&Stein przygotują wszelkie niezbędne uchwały, pomogą w podpisaniu dokumentów na terenie dowolnego kraju, zapewniamy również usługę tłumaczeń z języka polskiego na estoński oraz obsługę notariusza w Estonii.

Dalsze kroki dla klientów Thompson&Stein

Konsultanci Thompson&Stein skontaktują się z członkami zarządu spółki, celem ustalenia najlepszej drogi do spełnienia wymogów ustawowych, a także dopasują długość trwania umowy na usługi Contact Person. Aby uniknąć konieczności corocznego składania oświadczeń, warto rozważyć powołanie osoby kontaktowej na czas dłuższy niż 12 miesięcy. Kancelaria w swojej ofercie ma usługę świadczoną na okres 12, 24 oraz 36 miesięcy.

Co stanie się z podmiotami które nie spełnią wymogów ustawowych?

Po 1 maja 2023 Commercial Register w Estonii dokona weryfikacji wszystkich podmiotów, które nie złożyły oświadczeń do których były zobowiązane. Po tym okresie, ma możliwość:

– nałożenia kary na spółkę

– nałożenia kary na zarząd spółki

– rozpoczęcia postępowania o przymuszenie spółki oraz jej wspólników.

Brak osoby kontaktowej powoduje brak możliwości otrzymywania korespondencji urzędowej, także tej kierowanej przez urzędy skarbowe w związku z prowadzonymi postępowaniami. Spółka będzie więc organizacyjnie sparaliżowana.

Estonia od kilku lat utrzymuje się w ścisłej czołówce krajów, w których warto zarejestrować firmę. Tak samo jest w 2023 roku, a Estonia nadal jest najlepszym miejscem do rejestracji firmy. Oczywiście, nie jest to rozwiązanie uniwersalne, najlepsze dla wszystkich. Dla kogo, więc jest spółka w Estonii? 

Podatki

Jak co roku, w październiku 2022 roku International Tax Foundation opublikowało tradycyjny, coroczny ranking krajów najbardziej przyjaznych do życia dla podatników. W roku 2022/2023 to Estonia została okrzyknięta krajem z najbardziej przyjaznym systemem podatkowym na świecie. Estonia rankingowi przewodzi od wielu lat z rzędu i nic nie zapowiada, aby to się miało zmienić. Podatki w Estonii od lat są niezmienne, a prowadzący działalność w Estonii mają pewność obowiązujących przepisów prawa. 

Estoński system podatkowy dla przedsiębiorców opiera się na 20% podatku CIT. Oczywiście, są w Europie kraje, gdzie CIT jest niski. Istotniejszym jest jednak sam moment poboru podatku. W Estonii podatek CIT płaci się w momencie dystrybucji dywidendy ze spółki do wspólnika, a nie w momencie uzyskania dochodu. Co istotne, nie ma przy tym żadnych znanych z polskiego systemu ograniczeń, związanych z obowiązkiem ponoszenia nakładów inwestycyjnych, zatrudnianiem pracowników czy też okresem obowiązywania samego rozliczenia. Jest prosto i pro biznesowo. 

CIT od dywidendy jest jedynym podatkiem płaconym przez przedsiębiorców otrzymujących środki ze spółek. W Estonii nie ma podwójnego opodatkowania. Raz opodatkowane środki podatkiem będącym jednocześnie podatkiem dochodowym oraz podatkiem od dywidendy, nie są ponownie opodatkowane przez wspólnika.

Od pozostałych dochodów estońscy rezydenci podatkowi płacą dochodowy podatek liniowy w wysokości 20%. 

Rejestracja firmy

Rejestracja firmy w Estonii może odbywać się na kilka sposobów. Każdy z nich jest prosty i szybki, co gwarantuje wsparcie Thompson&Stein, polskojęzycznej kancelarii prawnej w Tallinnie:

• przez pełnomocnictwo – rejestracja spółki w Estonii przez pełnomocnictwo to najprostszy sposób na założenie spółki w Estonii. Klient podpisuje pełnomocnictwo a prawnicy Thompson&Stein reprezentują go na miejscu w Tallinnie podczas całego procesu rejestracji. W ten sposób możliwa jest rejestracja spółki w Estonii w 24h. Oczywiście, warunkiem jest posiadanie na miejscu wszystkich przetłumaczonych dokumentów. Zazwyczaj cały proces nie trwa dłużej niż 14 dni.  
• poprzez e-rezydencję – to najbardziej promowany przez rząd estoński sposób na rejestrację spółki w Estonii. E-rezydencja to estoński podpis elektroniczny. Za jego pośrednictwem spółkę można zarejestrować w mniej niż 24h. Sam czas oczekiwania na uzyskanie podpisu wynosi jednak 30 – 60 dni, więc nie jest to rozwiązanie dla osób którym zależy na czasie przy rejestracji spółki w Estonii. Rejestracja spółki przez E-rezydencję nie jest również możliwa w przypadku gdy jej udziałowcami będą osoby prawne z innych państw niż Estonia.
• W trakcie wizyty osobistej w Tallinnie – możliwym jest wcześniejsze przygotowanie dokumentów i umówienie osobistej wizyty wspólników w Tallinnie, której celem jest założenie spółki w Estonii u notariusza. Taka transakcja wymaga zazwyczaj dwóch wizyt wspólników w Estonii. 

Niezależnie od wybranego modelu rejestracji spółki w Estonii, jest to proces sprawny i spółka zazwyczaj może rozpocząć swoją działalność w ciągu kilku dni. 

E-państwo

Spółkę rejestruje się raz, ale to dopiero początek drogi biznesowej. Ważnym czynnikiem jest możliwość zdalnego prowadzenia spółki zagranicznej. Spółkę w Estonii można prowadzić zdalnie. Do tego służy e-administracja i rozwiązania e-państwa w Estonii. Wszelkie dokumenty, wyciągi z rejestru dla spółki zagranicznej są dostępne w Estonii w ciągu jednego dnia. Nawet uzyskanie klauzuli apostille w Estonii pracownikom Thompson&Stein zajmuje maksymalnie 24h. Cała korespondencja z urzędami odbywa się w formie elektronicznej, stąd też Estonia jest jednym z najbardziej przyjaznych krajów do prowadzenia biznesu przez digital nomads.

Księgowość

Spółka w Estonii obowiązkowo musi prowadzić pełną księgowość. W odróżnieniu jednak od innych krajów, w Estonii obieg dokumentów odbywa się w całości elektronicznie. Można powiedzieć, że w praktyce Estonia to państwo bez kontroli skarbowych. Kontrole podatników należą do rzadkości, ze względu na fakt, że wszelkie potrzebne dane i tak znajdują się w chmurze obliczeniowej.

Bankowość

Lokalne banki w Estonii przyjmują do grona swoich klientów firmy, które posiadają związek z Estonią. Estoński system dopuszcza posiadanie rachunków bankowych nie w bankach stacjonarnych, ale w bankach internetowych, nie mających swojej siedziby w Estonii. Dzięki temu bankowość jest tania, a założenie rachunku bankowego dla firmy zagranicznej nie wymaga osobistej obecności na terenie Estonii. 

Bezpieczeństwo

Czy prowadzenie firmy w Estonii jest bezpieczne? To pytanie, które zadaje sobie wielu przedsiębiorców po rosyjskiej agresji na Ukrainę. Odpowiedź na nie jest dosyć prosta, Estonia to najbardziej zdigtalizowany kraj na świecie. Można spotkać określenie, iż Estonia to państwo w walizce i pierwsze na świecie przystosowane do działalności wirtualnej. Prowadzenie biznesu za pośrednictwem spółki zarejestrowanej w Estonii jest bezpieczne, ponieważ:

• wszelkie dane biznesowe przechowywane są w rozproszonych na całym świecie tzw. Estońskich ambasadach danych, co powoduje, iż nie da się doprowadzić do paraliżu administracji;
• Korzystanie z rozwiązań bankowych poza Estonią dla firmy estońskiej jest gwarancją bezpieczeństwa zgromadzonych środków;
• Bardzo mały odsetek firm zarejestrowanych w Estonii posiada faktycznie położone w  tym kraju nieruchomości, które mogłyby hipotetycznie ucierpieć w wyniku ataku
• Estonia jest członkiem NATO oraz Unii Europejskiej, a więc atak na terytorium Estonii jest jednoznaczny z atakiem na Polskę, Hiszpanię czy Niemcy. 

Jak wynika ze wskazanych powyżej korzyści, Estonia nadal jest jednym z najlepszych miejsc do założenia biznesu w 2023 roku.

W ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy Estonia stała się jednym z najchętniej wybieranych miejsc do rejestracji agencji pracy w Europie. Stało się to głównie za sprawą szybkiej procedury wizowej dla pracowników spoza UE, sprawnej rejestracji agencji pracy tymczasowej, minimalnych obciążeń prawno podatkowych dla prowadzenia agencji pracy oraz możliwości skorzystania z estońskiego CIT bez ograniczeń obowiązujących w Polsce. W tym artykule odpowiedzieliśmy na pytania: kto może założyć agencję pracy? Jaki jest koszt założenia agencji pracy oraz ile kosztuje założenie agencji pracy w Estonii.

Czym jest agencja pracy w Estonii?

Agencja pracy tymczasowej w Estonii działa na zasadzie umowy między trzema stronami:

• Agencją pracy – zajmującą się poszukiwaniem pracowników, dopełnieniem wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem, pomocą w procedurze wizowej, uzyskiwaniem pozwoleń na pracę oraz finalnym zatrudnieniem pracowników;
• Pracownikiem – zainteresowanym podjęciem pracy w agencji pracy zarejestrowanej w Estonii;
• Docelowym pracodawcą – zainteresowanym usługami pracownika, którego reprezentuje i kieruje do pracy agencja pracy. 

Agencja pracy tymczasowej może rozpocząć swoją działalność gdy zostanie zarejestrowana w estońskim rejestrze agencji pracy. Ta sama procedura ma zastosowanie dla działalności jako agencja pośrednictwa pracy w Estonii. Organem odpowiedzialnym za prowadzenie rejestru agencji pracy tymczasowej oraz agencji pośrednictwa pracy w Estonii jest Ministerstwo Ekonomii i Komunikacji (Ministry of Economic Affairs and Communications). Nadzór nad agencjami pracy w Estonii prowadzi lokalny inspektorat pracy.

Jak założyć agencję pośrednictwa pracy w Estonii?

Jednym z najbardziej kłopotliwych zagadnień jest to, jak założyć agencję pracy w Estonii. Jeżeli chcesz rozpocząć działalność jako pośrednik pracy lub agencja pracy tymczasowej, koniecznym jest uzyskanie wpisu do rejestru aktywności biznesowych, jeszcze przed rozpoczęciem faktycznej działalności. Uzyskanie wpisu, licencji na prowadzenie działalności odbywa się elektronicznie, za pośrednictwem dedykowanego portalu internetowego. Aby dokonać wpisu działalności koniecznym jest posiadanie dostępu do estońskiej e-administracji.

Kto może zarejestrować agencję pracy tymczasowej, agencję pośrednictwa pracy w Estonii?

Agencję pośrednictwa pracy może zarejestrować każdy, kto posiada odpowiednie kwalifikacje i zaplecze niezbędne do prowadzenia działalności. Podczas procedury rejestracji należy wskazać:

• dane podmiotu wnioskodawcy –  spółki estońskiej która będzie prowadziła działalność, wraz ze szczegółowymi informacjami na temat prawa do reprezentacji;
• adres pod którym wnioskodawca będzie prowadził agencję pośrednictwa pracy na terenie Estonii, zapewniający minimum techniczne i socjalne dla tego typu działalności
• dane kontaktowe osoby (osób) zarządzających agencją na terenie Estonii, będących jednocześnie osobami kontaktowymi we wszystkich sprawach urzędowych
• datę rozpoczęcia działalności, wraz z planem prowadzenia działalności oraz opisem świadczonych przez wnioskodawcę usług związanych z działalnością agencji pośrednictwa pracy w Estonii.

Ile trwa rejestracja agencji pracy w Estonii ?

Często zadawane pytanie, to ile trwa rejestracja agencji pracy? Cały proces rejestracji agencji pracy w Estonii trwa około 30 – 45 dni. Na czas ten składa się:

• proces rejestracji spółki w Estonii – rejestracja spółki z ekspertami Thompson&Stein trwa 14 dni roboczych od momentu otrzymania stosownych pełnomocnictw od klienta;
• proces uzyskania dostępu dla Pełnomocnika do portalu umożliwiającego złożenie aplikacji – około 7 dni roboczych
• złożenie i rozpatrzenie aplikacji – około 14 dni roboczych

Ile kosztuje założenie agencji pośrednictwa pracy w Estonii?

Wielu naszych klientów pyta o to, jaki jest koszt założenia agencji pracy? Koszt założenia i rejestracji agencji pracy w Estonii to około trzy tysiące euro. Na koszt składa się:

• koszty rejestracji spółki w Estonii przez Pełnomocnika, bez konieczności fizycznej obecności w Tallinnie
• roczny koszt siedziby spółki w Estonii niezbędnej do prowadzenia działalności objętej licencją 
• koszt reprezentowania spółki podczas procedury rejestracji agencji pracy w Estonii
• koszt przygotowania dokumentów związanych z rejestracją agencji pracy.

Kancelaria Thompson&Stein posiada wieloletnie doświadczenie w obsłudze agencji pośrednictwa pracy, agencji pracy tymczasowej w Estonii. Za cały proces odpowiedzialni są nasi prawnicy, którzy całą procedurę koordynują także w języku polskim.

Polska jest otwarta na udostępnienie możliwości rozwoju, tworzenia biznesu oraz wprowadzania na polski rynek pomysłów powstałych w głowach osób nie będących Polakami. 

Poniżej poruszamy tematykę związaną z technicznymi kwestiami oraz wymogami stawianymi obcokrajowcom, którzy chcą rozpocząć tworzenie własnego biznesu na terenie Polski.

Każdy obcokrajowiec może prowadzić działalność gospodarczą na tych samych zasadach jak Polacy. Wybór formy działalności zależy tylko od niego oraz tego, na jakich zasadach przebywa w Polsce lub czy chce prowadzić działalność spoza kraju.

Więcej możliwości będą mieć ci, którzy mają określoną podstawę pobytu w Polsce, ponieważ mogą wybierać spośród wszystkich dostępnych w Polsce form prowadzenia działalności gospodarczej, ci którzy nie posiadają obywatelstwa oraz nie posiadają pozwolenia na pobyt również mają wybór, jednak ilość jest ograniczona. 

Co ciekawe i będące dużym ułatwieniem dla zaczynających na terenie Polski swoją przygodę z formą spółki jest fakt, że w strukturze spółki nie ma wymogu obecności polskich wspólników oraz polskich członków zarządu. Osoby wchodzące w skład struktury spółki nie muszą posiadać również polskiego numeru PESEL – to bardzo ważne usprawnienie, które otwiera drogę zainteresowanym osobom, które nie są rezydentami Polski.

Kto może założyć spółkę w PL

Bez obywatelstwa czy pozwolenia na pobytu w Polsce a nawet braku obecności na terenie kraju, każdy cudzoziemiec ma prawo do zakładania: 

• spółki komandytowej, 
• spółki komandytowo-akcyjnej, 
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, 
• spółki akcyjnej, 

może również do nich przystępować, obejmować ich udziały lub nabywać ich akcje.

Posiadając określoną podstawę pobytu w Polsce tj. min. zezwolenie na pobyt stały, rezydenta długoterminowego UE oraz zezwolenie na pobyt czasowy w kilku jego formach i pod pewnymi warunkami, cudzoziemcy mogą zakładać i prowadzić każdą dopuszczoną polskim prawem formę działalności gospodarczej.

Jest kilka możliwości i wybór należy wyłącznie do zakładającego.

Sposoby zakładania spółki w Polsce

Istnieje kilka sposobów na zdalną rejestrację spółki w Polsce przez obcokrajowców, bez konieczności osobistej wizyty w kraju.

Najpopularniejsze z nich to:

• założenie nowej spółki w Polsce za pośrednictwem pełnomocnictwa udzielanego kancelarii prawnej. Założenie spółki w Polsce trwa około 14 – 30 dni. Pełnomocnictwo musi być udzielone w formie aktu notarialnego, dzięki któremu prawnik będzie mógł reprezentować klienta zarówno przed notariuszem jak i sądem rejestrowym;
• rejestracja spółki w Polsce w formie elektronicznej – poprzez system dostępny online. Założenie firmy w Polsce online trwa w teorii 24 godziny, w praktyce 2 – 7 dni. Niestety założenie spółki online w Polsce jest możliwe wyłącznie dla osób posiadających polski podpis elektroniczny. Jeżeli nie posiadasz podpisu elektronicznego, jedyną drogą do założenia firmy w Polsce bez posiadania podpisu elektronicznego będzie udzielenie pełnomocnictwa firmie prawniczej;
• zakup gotowej spółki – zakup gotowej spółki w Polsce odbywa się na podstawie pełnomocnictwa udzielonego prawnikowi, do reprezentowania na terenie Polski. Najczęściej klienci decydują się na zakup spółek które nie prowadziły żadnej działalności gospodarczej. Zakup gotowej spółki w Polsce z historią łączy się z ryzykiem związanym z prowadzoną wcześniej przez nią działalność gospodarczą.

Korzyści jakie wynikają z założenia spółki w PL

Wejście na rynek Unii Europejskiej
Uzyskanie podmiotu posiadającego NIP, VAT oraz VAT-UE

Możliwość prowadzenia działalności z własnego kraju

Posiadacze spółek czy działalności w Polsce mogą skorzystać z uproszczonej procedury uzyskania wizy lub karty stałego pobytu

A to tylko nieliczne z wielu korzyści!