Spółka w Estonii – obowiązki księgowe [2020]
Estonię wyróżniają przejrzyste zasady rachunkowości oraz system podatkowy. Podobnie jak w Polsce, wszystkie spółki w Estonii oraz oddziały zagranicznych firm podlegają tam obowiązkom księgowym. Staranne i rzetelne prowadzenie księgowości spółek w Estonii pozwala zapobiec kosztownym błędom, za które formalnie odpowiada jej zarząd. W dzisiejszym artykule nasi eksperci, specjalizujący się w estońskiej księgowości, odpowiadają na najczęściej zadawane przez Państwa pytania.
Kiedy spółka OÜ w Estonii ma obowiązek rejestracji do VAT-u?
W Estonii obowiązek zarejestrowania się do VAT-u powstaje dopiero wtedy, kiedy spółka osiągnie przychód ze sprzedaży większy niż 40 000 euro, w ciągu roku kalendarzowego. Aby zarejestrować się jako podatnik VAT w estońskim Tax and Customs Board, należy złożyć wniosek nie później niż do trzech dni roboczych od dnia, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Oczywiście istnieje także możliwość dobrowolnej rejestracji do VAT-u już na początku działalności danej spółki w Estonii. W imieniu klienta składamy wtedy odpowiedni wniosek wraz z uzasadnieniem. Czas wydania decyzji wynosi standardowo do 5 dni roboczych.
Do kiedy należy wysłać odpowiednie deklaracje podatkowe?
Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia deklaracji TSD, która obejmuje płatność podatku dochodowego oraz deklarację social tax. Innymi słowy, jeśli np. spółka w Estonii wypłacała dywidendę, wynagrodzenie pracownikowi lub członkowi zarządu lub jej wydatki były niezwiązane z biznesem to do 10 dnia każdego miesiąca musi złożyć taką deklarację i opłacić należy z niej podatek.
>> Więcej na ten temat przeczytacie Państwo pod tym linkiem <<
Jeżeli spółka w Estonii jest zarejestrowana jest jako podatnik VAT, musi dodatkowo złożyć deklarację podatku od wartości dodanej. W przypadku VAT termin złożenia ustalono na 20 dzień następnego miesiąca. Należy jednak pamiętać, że deklaracja musi zostać złożona nawet jeżeli będzie zerowa. Warto również wspomnieć, że jeżeli firma dokonała transakcji sprzedaży wewnątrzwspólnotowej, to musi ona złożyć również raport VD do 20 dnia miesiąca następnego. Wszystkie deklaracje, co do zasady, należy składać elektronicznie poprzez e-Tax.
Do kiedy należy złożyć raport roczny dla spółki w Estonii?
W Estonii istnieje obowiązek przygotowania i złożenia w Rejestrze Handlowym raportu rocznego. Daje on kompleksowy przegląd wyników finansowych osiągniętych przez spółkę w Estonii w poprzednim roku finansowym. Złożenie raportu jest obowiązkowe dla wszystkich firm prowadzących swoją działalność na terenie Estonii. Składa się on z rocznego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania zarządu. Do raportu rocznego dla spółki w Estonii należy dodatkowo załączyć podsumowanie audytu biegłego rewidenta (jeżeli jest on wymagany) oraz propozycje podziału zysku lub pokrycia straty za poprzedni rok budżetowy.
Raport roczny dla spółki w Estonii należy złożyć w Commercial Register w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku budżetowego, w praktyce najczęściej jest to czerwiec. Sprawozdanie należy złożyć, nawet jeżeli firma nie przeprowadziła w danym roku żadnych transakcji. Warto wspomnieć, że większość estońskich spółek może sama zdecydować, czy chce go sporządzić zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej, czy zgodnie z estońskimi przepisami o rachunkowości.
W jakich przypadkach raport roczny dla spółki w Estonii będzie podlegał badaniu audytora?
Tak jak wcześniej zasygnalizowaliśmy, niektóre spółki muszą dołączyć do swojego raportu rocznego podsumowanie audytu biegłego rewidenta. Obowiązek ten powstaje, kiedy spółka w swoim raporcie wykaże co najmniej dwie z niżej wymienionych wartości:
- roczna sprzedaż netto w wysokości 4 000 000 euro i więcej;
- suma bilansowa równa 2 000 000 euro i więcej;
- średnio 50 i więcej zatrudnionych pracowników.
Co więcej, badanie audytora jest również konieczne, kiedy podmiot spełni jeden z poniższych kryteriów:
- roczna sprzedaż netto w wysokości co najmniej 12 000 000 euro;
- suma bilansowa powyżej 6 000 000 euro;
- średnio 180 i więcej zatrudnionych pracowników.
Podmiot będzie w każdym przypadku podlegać badaniu audytora, jeżeli jest spółką akcyjną, organizacją podlegającą państwowym wymogom rachunkowości, gminą, organizacją publiczną, fundacją oraz partią polityczną finansowaną z budżetu państwa.
Ujawnienie beneficjenta rzeczywistego
Wskutek opublikowania czwartej dyrektywy unijnej AML w 2017 parlament Estonii uchwalił zmiany w odpowiedniku polskiej ustawy o zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu. Na jej podstawie spółki działające na terenie Estonii muszą przekazywać informacje dotyczące UBO do Commercial Register:
- imię i nazwisko, indywidualny numer identyfikacji i kraj jego nadania (w przypadku braku takiego numeru w kraju rezydencji- data i miejsce urodzenia), oraz miejsce zamieszkania;
- sposób wywierania kontroli przez UBO.
Podstawowym warunkiem identyfikującym beneficjenta rzeczywistego jest posiadanie łącznie ponad 25% udziałów w kapitale zakładowym spółki w Estonii bezpośrednio jako wspólnik lub pośrednio przez spółkę zależną. Jeżeli nie można zidentyfikować UBO, firma musi wyznaczyć członka podstawowego organu zarządczego, któremu przyznaje się ten status. Warto wspomnieć, że spółka ma obowiązek dokumentowania i przechowywania danych dotyczących wszystkich działań, które zostały podjęte w celu zidentyfikowania UBO. Zgodnie z estońskim prawem za nieprzekazanie lub przekazanie nieprawidłowych danych grozi kara grzywny do 32 000 euro (w przypadku osób prawnych).
Powierz swoją księgowość w dobre ręce
Tak jak wspomnieliśmy już na początku artykułu, zasady rachunkowości w Estonii są przejrzyste, ale wciąż wymagają specjalistycznej wiedzy z zakresu tamtejszego prawa i regulacji oraz rzetelnego czuwania nad terminowością i poprawnością składanych dokumentów. Przedsiębiorcy powinni przede wszystkim skupiać się na tym, w czym są dobrzy, a więc w rozwoju swojego biznesu. O resztę powinni zadbać wykwalifikowani księgowi, którzy doskonale orientują się w przepisach zarówno polskich, jak i estońskich. Tak, by przyjęte przez nich rozwiązania były zgodne, a co ważne najbardziej optymalne.
Jeśli masz pytania do naszych ekspertów z księgowości – napisz na contact@thompsonstein.com lub wypełnij formularz na stronie.