Spółka w Estonii – Jakich dokumentów będziesz potrzebował?

Dlaczego warto prowadzić firmę w Estonii?

Przenosząc swoją spółkę do Estonii, mamy gwarancję, że zdecydowaną większość spraw urzędowych, licencyjnych, rejestrowych i administracyjnych załatwimy bez wychodzenia z domu. Dodatkowo jej przejrzysty system podatkowy zachęca inwestorów z całego świata. Wszystkie te czynniki wpływają na ciągły wzrost popularności Estonii wśród polskich przedsiębiorców.

Sposoby rejestracji spółki w Estonii oraz wymagane dokumenty

W zależności od tego, ile chcemy przeznaczyć czasu na założenie swojej spółki w Estonii, możemy wyróżnić trzy sposoby rejestracji spółki w Estonii:

• rejestracja spółki w Estonii za pośrednictwem licencjonowanej estońskiej kancelarii, bez potrzeby osobistej wizyty w Tallinnie.

Ta droga pozwala na rejestrację spółki w Estonii w krótkim czasie za pomocą pełnomocnictwa udzielonego prawnikowi, który załatwia wszelkie formalności wymagane do utworzenia podmiotu na terenie Estonii. Proces rozpoczyna się od przygotowania pełnomocnictwa w języku polskim oraz karty zlecenia na podstawie wcześniej przesłanych danych. W karcie klient opisuje strukturę udziałową spółki w Estonii, czyli kto jest wspólnikiem i ile ma udziałów. Gotowe pełnomocnictwo należy podpisać w każdej wybranej polskiej kancelarii notarialnej.

Z treści pełnomocnictwa wynika jasno, że estoński pełnomocnik został wyznaczony do czynności rejestracyjnych spółki w Estonii. Dokument ten posiada wąsko określony zakres czynności oraz ograniczony czas, dzięki czemu interesy założyciela są w pełni zabezpieczone.

Warto zaznaczyć, iż jest to najczęściej wybierana droga rejestracji spółki w Estonii z uwagi na czas. Proces zajmuje maksymalnie 14 dni od momentu otrzymania przez kancelarię oryginałów pełnomocnictwa. Należy zwrócić uwagę, że rejestracja spółki w Estonii na podstawie pełnomocnictwa to jedyny sposób (z wyjątkiem osobistej wizyty w Estonii), pozwalający na założenie spółki OÜ, której udziałowcami będą osoby prawne.

Nasza kancelaria posiada licencję, przyznaną przez rząd estoński, na świadczenie usług z zakresu Corporate Services (FIU000217).

• założenie spółki w Estonii za pomocą karty e-Rezydencji

Założenie spółki w Estonii za pomocą e-Rezydencji jest najprostszym sposobem rejestracji firmy, ale niestety nie należy on do najszybszych. Wymaga uzyskania aktywnej karty e-Rezydencji, która pozwala na elektroniczny dostęp do Commercial Registry.
W celu uzyskania karty można aplikować poprzez złożenie wniosku online. Potrzebny jest do tego skan paszportu lub dowodu osobistego. Z doświadczenia wiemy, że skan paszportu jest lepiej postrzegany i tym samym rekomendowany.
Kolejnym wymaganym krokiem jest wgranie zdjęcia o określonych parametrach. Warto pamiętać, że nietrzymanie się ustalonych wytycznych może skutkować zatrzymaniem procesu. Podczas rejestracji należy również opisać główne motywy aplikacji, załączyć CV, zaznaczyć oświadczenie o niekaralności oraz załączyć linki do profili społecznościowych. W polu „business activity” należy wpisać informacje o związanych z nami przedsiębiorstwami (nazwa firmy, adres, numer rejestrowy, strona główna, dziedzina działalności). Po około 45 dniach gotową kartę odbiera się osobiście w ambasadzie Estonii. Należy jednak pamiętać o potwierdzeniu tożsamości poprzez okazanie paszportu lub dowodu osobistego.

Wniosek o wydanie karty, choć wydaje się stosunkowo prosty, pełen jest jednak zawiłości. Wpisanie nieprawidłowych danych może doprowadzić do unieważnienia całego procesu. Dlatego też dobrze jest skorzystać z usług kancelarii tak, aby mieć pewność, że wszystko spełni zarówno oczekiwania, jak i formalne wymogi. Zgodnie z estońskim prawem każda firma zarejestrowana w Estonii musi posiadać adres rejestrowy. Co więcej, na spółkach posiadających zagranicznych udziałowców lub członków zarządu spoczywa również obowiązek posiadania autoryzowanej Contact Person. Wspomniane usługi oferowane są głównie przez kancelarie prawne.

Powyższe dwie drogi pozwalają na założenie spółki w Estonii bez wizyty w Tallinie, co ogranicza koszty po stronie klienta.

• założenie spółki w Estonii u notariusza w Tallinnie

Wybierając tę drogę rejestracji spółki w Estonii, kancelaria pomaga zarówno w umówieniu wizyty u notariusza, jak i przygotowuje we współpracy z nim niezbędne dokumenty do wykonania czynności prawnej. Należy jednak pamiętać o konieczności posiadania ze sobą dowodu osobistego lub paszportu, jak również przygotowania nazwy spółki, kapitału oraz przedmiotu działalności. Dodatkowo należy wcześniej ustalić adres rejestrowy spółki w Estonii.

Co po rejestracji spółki w Estonii?

Po zakończeniu procesu rejestracji spółki w Estonii otrzymujesz od nas komplet dokumentów tj. umowę spółki w Estonii oraz wyciąg z rejestru przedsiębiorców. Należy również pamiętać, że spółka OÜ (odpowiednik polskiej spółki z o.o.) jest zobligowana do prowadzenia pełnej księgowości.  Prowadząc spółkę w Estonii, warto zdecydować się na zlecenie prowadzenia rozliczeń przez biuro rachunkowe.

Podsumowując, wymagane dokumenty to:

• pełnomocnictwo (przy rejestracji spółki za pośrednictwem licencjonowanej kancelarii),
• oświadczenie Due Diligence,
• dokument tożsamości,
• kwestionariusz,
• karta zlecenia,
• karta e-Rezydencji (założenie biznesu online).